Interfaccia di Excel: cartella, fogli, celle e barre

Interfaccia di Excel spiegata su un registro vendite: cartella, fogli, celle, casella Nome, barra della formula e barra di stato. Con file di esercizio.

Il primo giorno con un file Excel d’ufficio di solito va così: qualcuno ti manda «il registro delle vendite», lo apri e non sai dove guardare. Questa lezione ti dà la mappa dell’interfaccia di Excel: che cosa sono cartella, fogli e celle, come leggere l’indirizzo di una cella, dove vedere la formula che sta dietro a un numero e come avere un totale senza scrivere niente. Lavori su un registro vendite vero, con 12 fatture di ottobre di una piccola azienda di materiale elettrico.

ℹ️ Cosa ti serve

• Il file di esercizio M1-L1-cartella-fogli-celle.xlsx (link «Scarica il file di esercizio» in questa pagina). I dati sono inventati.
• Excel di Microsoft 365, Excel 2021, 2019 o 2016, su Windows o Mac: tutto quello che vedi in questa lezione c’è in tutte queste versioni.
• Le schermate sono di Excel per Mac (Microsoft 365). Su Windows nomi e posizioni sono gli stessi; dove cambia qualcosa te lo dico.

Cartella, foglio, cella: che differenza c’è?

Sono tre livelli, uno dentro l’altro:

• Cartella di lavoro (in inglese workbook): è il file, per esempio M1-L1-cartella-fogli-celle.xlsx. Il nome compare in alto, al centro della finestra.
• Foglio di lavoro (worksheet): una cartella contiene uno o più fogli. Li vedi come schede in basso a sinistra. Nel file di esercizio sono cinque: Vendite ottobre, Clienti, Riepilogo, Foglio1 ed Esercizio.
• Cella: l’incrocio tra una colonna (lettere in alto: A, B, C…) e una riga (numeri a sinistra: 1, 2, 3…). Ogni cella contiene un solo dato: un testo, un numero, una data o una formula.

Un foglio è enorme: 1.048.576 righe e 16.384 colonne (l’ultima si chiama XFD). Nella pratica d’ufficio usi un angolo in alto a sinistra, ed è proprio lì che conviene tenere i dati.

In un file fatto bene ogni foglio ha un compito preciso. Nel registro di esercizio: Vendite ottobre contiene le fatture una per riga, Clienti l’anagrafica, Riepilogo i totali che si aggiornano da soli.

Come si legge l’indirizzo di una cella?

L’indirizzo è lettera della colonna + numero della riga, senza spazi: G6 è la cella nella colonna G, riga 6. Nel registro, G6 è l’imponibile della fattura 2026/105 al Condominio Via Verdi 12: 259,20 €.

Due posti ti dicono sempre dove sei:

1. Casella Nome (Name Box): il riquadro piccolo in alto a sinistra, sopra la colonna A. Mostra l’indirizzo della cella selezionata.
2. Intestazioni evidenziate: la lettera di colonna e il numero di riga della cella attiva diventano più scuri.

Per andare subito a una cella: fai clic nella casella Nome, scrivi l’indirizzo (per esempio I13) e premi Invio. Excel seleziona quella cella anche se è fuori dallo schermo. Su un elenco di mille righe ti risparmia parecchio scorrimento.

Un intervallo è un blocco di celle e si scrive con i due punti: I2:I13 vuol dire «da I2 a I13», cioè la colonna dei totali delle 12 fatture.

Dove vedo la formula dietro un numero?

Nella barra della formula, la riga lunga a destra della casella Nome, con il simbolo fx. La cella ti fa vedere il risultato; la barra della formula ti fa vedere il contenuto vero.

Prova sul file:

1. Nel foglio Vendite ottobre fai clic su G6. La cella mostra 259,20 €, la barra della formula mostra:

Cioè quantità (E6 = 8) per prezzo unitario (F6 = 32,40 €).

2. Fai clic su H6. La barra mostra l’IVA al 22% arrotondata al centesimo:

ARROTONDA è il nome italiano di ROUND: lo rivedi con calma nella lezione 20.

3. Fai clic su C6. La barra mostra Condominio Via Verdi 12: qui non c’è nessuna formula, è un testo scritto a mano.

💡 La regola che ti salva da molti errori
Prima di correggere o copiare un numero, guarda sempre la barra della formula. Se c’è un = all’inizio, quel numero è calcolato: se lo sovrascrivi a mano, il calcolo sparisce e il totale non si aggiorna più.

Nei file italiani le funzioni hanno nomi italiani (SOMMA, ARROTONDA, CONTA.VALORI) e gli argomenti si separano con il punto e virgola. Se trovi online =ROUND(G6*22%,2) è la stessa formula in un Excel impostato in inglese.

Che cos’è la barra multifunzione e come la uso?

È la fascia di comandi in alto, divisa in schede: Home, Inserisci, Disegno, Layout di pagina, Formule, Dati, Revisione, Visualizza. Su Windows c’è anche la scheda File all’inizio (apri, salva, stampa, esporta) e spesso Guida in fondo; su Mac quei comandi sono nel menu File in cima allo schermo.

Ogni scheda raggruppa comandi simili. Per questo corso ti bastano tre schede:

Se la barra multifunzione sparisce e restano solo i nomi delle schede, l’hai compressa: fai doppio clic sul nome di una scheda (per esempio Home) per riaprirla. Su Windows funziona anche Ctrl+F1.

Come passo da un foglio all’altro?

Con le schede dei fogli in basso:

• Clic sul nome per aprirlo.
• Doppio clic sul nome per rinominarlo; scrivi il nuovo nome e premi Invio.
• Il + a destra dell’ultima scheda aggiunge un foglio nuovo.
• Da tastiera: su Windows Ctrl+PagGiù (foglio successivo) e Ctrl+PagSu (precedente); su Mac Opzione+Freccia destra e Opzione+Freccia sinistra.

Apri il foglio Riepilogo e fai clic su B6 (Totale fatturato, 2.699,63 €). Nella barra della formula leggi:

È un riferimento a un altro foglio: nome del foglio tra apici (servono perché il nome contiene uno spazio), punto esclamativo, cella. Se domani correggi una quantità nel foglio delle vendite, il riepilogo cambia da solo. È il motivo per cui conviene tenere i dati in un foglio e i conti in un altro.

Come ho un totale veloce senza scrivere formule?

Con la barra di stato, la riga grigia in fondo alla finestra. Quando selezioni più celle con numeri, mostra subito Media, Conteggio e Somma delle celle selezionate.

1. Nel foglio Vendite ottobre fai clic su I2, tieni premuto e trascina fino a I13 (oppure clic su I2, poi Maiusc+clic su I13).
2. Guarda in basso a destra: Media: 224,97 €, Conteggio: 12, Somma: 2.699,63 €.

La somma coincide con il totale in riga 14 (=SOMMA(I2:I13)), quindi il conto torna. È il controllo più rapido che esista: quando un collega ti chiede «quanto fanno le fatture di Rossi Impianti?», selezioni le tre celle (tieni premuto Ctrl su Windows o Cmd su Mac mentre fai clic su I2, I5 e I13) e leggi Somma: 773,24 €.

Vuoi vedere anche minimo e massimo? Fai clic con il tasto destro sulla barra di stato e spunta Minimo e Massimo.

Errori tipici del primo giorno

Esercizio: trova le cose da solo

Apri il file di esercizio e vai al foglio Esercizio. Rispondi scrivendo nella colonna B:

1. In quale cella del foglio Clienti c’è «Edilnord spa»?
2. Seleziona I2:I13 nel foglio Vendite ottobre: quanto vale Somma nella barra di stato?
3. Quante celle hai selezionato (Conteggio)?
4. Che cosa c’è scritto nella barra della formula per la cella G6?
5. Rinomina il foglio Foglio1 in Novembre.

Come capisci che è giusto: 1 = B4; 2 = 2.699,63 €; 3 = 12; 4 = =E6*F6; 5 = la scheda in basso si chiama Novembre. Le stesse risposte sono nel file M1-L1-cartella-fogli-celle-SOLUZIONE.xlsx, nella stessa cartella del file di esercizio: scarica la soluzione.

Se vuoi controllare che il file scaricato sia integro, confronta la sua impronta SHA-256 con quella indicata nella pagina usando lo strumento Confronta hash: gira nel browser e il file non viene caricato da nessuna parte.

Domande frequenti

Che differenza c’è tra cartella di lavoro e foglio di lavoro?

La cartella di lavoro è il file .xlsx intero; i fogli sono le pagine che contiene, visibili come schede in basso. Un file può avere un solo foglio o decine; quando salvi, salvi la cartella con tutti i suoi fogli.

Dove trovo la casella Nome in Excel?

In alto a sinistra, subito sopra l’intestazione della colonna A e a sinistra della barra della formula. Mostra l’indirizzo della cella selezionata; se ci scrivi un indirizzo e premi Invio, Excel ti porta lì.

Perché nella cella vedo un numero e nella barra della formula un’altra cosa?

Perché la cella mostra il risultato e la barra della formula il contenuto. Se la barra inizia con =, il numero è calcolato da una formula. Anche il formato può cambiare l’aspetto: la cella mostra 259,20 €, ma il valore è 259,2.

La barra della formula è sparita: come la rimetto?

Scheda Visualizza › spunta Barra della formula. Nella stessa scheda trovi anche Intestazioni (lettere e numeri di righe e colonne) se sono sparite pure quelle.

Excel per Mac è diverso da Excel per Windows?

Per quello che vedi in questa lezione no: schede, casella Nome, barra della formula, barra di stato e schede dei fogli sono gli stessi. Cambiano alcune scorciatoie (Ctrl su Windows, spesso Cmd o Opzione su Mac) e su Mac i comandi della scheda File stanno nel menu File in alto.

Quante righe e colonne ha un foglio Excel?

Da Excel 2007 in poi, 1.048.576 righe e 16.384 colonne, fino alla colonna XFD. I file .xls vecchi si fermano a 65.536 righe e 256 colonne.

Se in ufficio ti trovi un file ereditato che nessuno sa più leggere (fogli nascosti, formule che rimandano chissà dove), posso dargli un’occhiata io: lo sistemo e ti lascio una nota su come è fatto.

Nella prossima lezione inizi a scrivere: inserire, correggere e cancellare dati senza rompere i calcoli. Intanto, la mappa completa è nella pagina del corso Excel in ufficio – Base.